การใช้งาน ChatGPT ทำงานร่วมกับ Google Sheets และ Google Docs
การใช้งาน ChatGPT ทำงานร่วมกับ Google Sheets และ Google Docs
หลังจากที่ ChatGPT ปล่อยให้มีการใช้งานมาสักพัก เริ่มมีการนำเอา ChatGPT มาประยุกต์ใช้กับเครื่องมืออื่น ๆ เพิ่มเติม อย่างเช่น Google Docs, Google Sheets, Facebook Messenger, Zoom, Apify หรือ LINE Chat เป็นต้น ซึ่งก็มาจากการทำพวก knowledge sharing ทั้งคนไทยและต่างชาติ ทำให้ง่ายต่อการเอาไปปรับใช้งานให้เข้ากับการทำงานของตัวเอง อีกทั้งยังมีนักพัฒนาระบบได้ทำการสร้าง Extensions ที่สะดวกและง่ายมากขึ้น เหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบมือใหม่ (Developer) หรือ นักการตลาดสายเทคฯ (Marketer)ให้ได้ทดลองใช้งาน เรียนรู้เพิ่มเติมอีกด้วย
ในวันนี้เราจะมาแนะนำวิธีการติดตั้งและใช้งาน ChatGPT กับ Google Sheets และ Google Docs มาดูกันว่า ต้องเตรียมพร้อมเครื่องมืออะไร และมีค่าใช้จ่ายส่วนไหนเพิ่มเติมบ้าง
ทั้งนี้ผู้อ่านสามารถเลือกดูหัวข้อที่ต้องการอ่านกันได้เลย
- วิธีการติดตั้ง ChatGPT Extensions
- วิธีการขอข้อมูล API Keys ของ ChatGPT
- วิธีการใช้งาน ChatGPT สำหรับ Google Sheets
- วิธีการใช้งาน ChatGPT สำหรับ Google Docs
วิธีการติดตั้ง ChatGPT Extensions
สำหรับตัว Extensions ที่มีการจัดทำขึ้นมามีมากมายเลย อย่างเช่น GPT for Sheets™ and Docs™ และ Coefficient: Salesforce, Hubspot Data Connector ซึ่งในวันนี้เราจะมาแนะนำการใช้งาน Extensions ที่ชื่อว่า GPT for Google Sheets and Docs กัน
ขั้นตอนการติดตั้ง เราขอเลือกตัว Google Sheets มาเป็นตัวอย่างในการติดตั้ง เมื่อเข้าที่ไป Google Sheets แล้วทำการกดเลือกเมนู Extensions และเลือก Add-ons จากนั้นเลือก Get add-ons เพื่อไปที่หน้า Marketplace
จากนั้นค้นหาคำว่า GPT for Google Sheets and Docs ในช่องค้นหา คลิกเพื่อดูรายละเอียดและข้อมูล
จากนั้นให้ทำการติดตั้ง กดปุ่ม Install
จากนั้นกดปุ่ม Continue เพื่ออนุญาตให้ส่วนขยายเข้าถึง Google Sheets และ Google Docs
จากนั้นเลือกบัญชีที่ต้องการให้เข้าถึงการใช้งาน และ การอนุญาตเข้าถึงข้อมูล ต่าง ๆ
กดปุ่ม Done เป็นการเสร็จสิ้นการติดตั้ง
วิธีการขอข้อมูล API Keys ของ ChatGPT
จากนั้นทำการเข้าสู่ระบบ ที่ https://platform.openai.com/account/api-keys เพื่อขอ API keys ของ ChatGPT มาใช้งานในส่วนขยาย
สำหรับการใช้งาน API keys ของ ChatGPT จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยคิดเป็นการตั้ง credits การใช้งาน โดยขั้นต่ำอยู่ที่ $10 ต่อการใช้งานทั้งหมด ผู้ใช้งานสามารถเลือก Credit ได้เองตามจำนวนการใช้งาน
หลังจากที่เข้าสู่ระบบ เลือกที่เมนู API keys จากนั้นกดปุ่ม Create new secret key
ตั้งชื่อของ API keys จากนั้นกดปุ่มเลือก Create secret key
ทำการ Copy API keys เพื่อนำไปตั้งค่า บน Google Sheet และ Google Doc
จากนั้นตั้งค่า API key จาก Google Sheet หรือ Doc เลือก Extensions เลือก GPT for Sheets™ and Docs™ และเลือก Set API key
ทำการใส่ข้อมูล API key ในช่อง Enter your OpenAI API key
จากนั้นให้ทำการกด Next เป็นการเสร็จสิ้นการติดตั้ง API key
วิธีการใช้งาน ChatGPT สำหรับ Google Sheets
ก่อนจะเริ่มใช้งาน ChatGPT นั้น เรามาดูเมนูแต่ละส่วนก่อนว่าคืออะไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง
- Home : จะแสดง Feature ต่าง ๆ ที่ GPT สามารถใช้งานได้
- Get started : คำอธิบายเบื้องต้นในการเริ่มใช้งาน
- List of GPT functions : แสดงถึง Functions ทั้งหมดที่ GPT มีให้ใช้งาน
- API Keys : ใช้สำหรับการตั้งค่า API Key
- How to manage OpenAI costs : ใช้จัดการเกี่ยวกับ Cost ที่เกิดจากการใช้ API ในการใช้งาน
- Video tutorials : เป็นช่อง YouTube ของ GPT for Work (GPT for Sheets and Docs) ที่รวบรวมการสอนและวิธีใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ
- Support : สามารถติดต่อ Support เพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากการใช้งาน
- Sign up for updates : การตั้งค่าต่าง ๆ เช่น เปลี่ยนภาษา, จัดการผู้ใช้งาน เป็นต้น
- What’s new : แสดงการอัปเดตต่าง ๆ
- OpenAI status : แสดงรายละเอียดและสถานะต่าง ๆ ของ Open AI
ในส่วนของ Home จะสามารถเลือก Model ของ GPT ที่จะใช้งาน จากการ Selected model status และ Menu นี้จะประกอบด้วย 2 ส่วน ได้แก่ GPT functions และ Google Sheets assistant
วิธีการใช้งาน GPT functions และรายละเอียดแต่ละฟังก์ชัน
GPT functions ประกอบด้วย 4 ส่วนคือ
- List of GPT functions : เป็นลิสต์ Function ของ GPT ที่สามารถใช้งานใน Google Sheet ได้
- Default settings : เป็นการตั้งค่า Model ที่จะใช้ หรือ ตั้งค่าอื่น ๆ เพิ่มเติม
- GPT formula controls : เป็นการตั้งค่าที่เกี่ยวกับ Formula เช่น การตั้งเวลาให้ Formula ทำงานทุกกี่ชั่วโมง หรือ ควบคุมการใช้งานไม่ให้ใช้ Token เกินจำกัด
- Tips : เป็นคำแนะนำการใช้งานของ GPT ให้มีประสิทธิภาพ
สำหรับรายละเอียดของการใช้งาน List of GPT functions มีดังต่อไปนี้
List of GPT functions ที่สามารถใช้งานได้มีดังต่อไปนี้
- GPT
- GPT_LIST
- GPT_HLIST
- GPT_SPLIT
- GPT_HSPLIT
- GPT_FILL
- GPT_TABLE
- GPT_MATCH
- GPT_FORMAT
- GPT_EDIT
- GPT_TAG
- GPT_CLASSIFY
- GPT_EXTRACT
- GPT_SUMMARIZE
- GPT_TRANSLATE
- GPT_CREATE_PROMPT
GPT เป็น Function prompt ที่ใช้ค้นหาคำตอบที่เป็น Text และ return เป็น Single cell ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ ดังนี้
- ใช้ Rewrite หรือ rephrase ประโยค
- ใช้ Create Content
- ใช้ List ข้อมูลที่ต้องการสอบถาม
GPT_LIST, GPT_HLIST Function prompt ที่ใช้ค้นหาคำตอบที่เราสอบถาม โดยจะ return ออกมาในรูปแบบของ List แนวตั้งสำหรับ GPT_LIST และ return คำตอบเป็นแนวนอนสำหรับ GPT_HLIST
GPT_SPLIT และ GPT_HSPLIT Function prompt ที่ใช้สำหรับการแยกข้อความ หรือ แบ่งข้อความตามที่เราต้องการ โดยสามารถแบ่งได้โดยใช้การแบ่งแบบ Paragraph, Sentences, Sections หรือ Punctuation ได้ตามที่เราต้องการ
GPT_FILL เป็น Function prompt ที่ใช้ Cleansing ข้อมูลให้เป็นในแบบที่เราต้องการ โดยจะต้องมีการใส่ข้อมูลให้ ChatGPT เรียนรู้ก่อน แล้วจึงสร้าง Prompt เรียนรู้และสั่งงานให้ทำข้อมูลตามแบบที่เรียนรู้
GPT_TABLE เป็น Function prompt ที่ใช้สร้างตารางข้อมูลที่เราต้องการ
GPT_FORMAT เป็น Function prompt ที่ใช้สำหรับการปรับ Format ของ Text หรือ Date ให้เป็นในรูปแบบที่เราต้องการ
GPT_EDIT เป็น Function prompt ที่ใช้แก้ไข Text กล่าวคือจะใช้แก้ไขได้ในเรื่อง Grammar และ การสะกดคำ
GPT_TAG เป็น Function prompt ที่ใช้จัด Category ของข้อความที่เราต้องการจะแบ่งกลุ่มของข้อมูล
GPT_CLASSIFY เป็น Function prompt ที่ใช้จัด Category ของ Text โดยสามารถให้ Example เพื่อให้ ChatGPT เรียนรู้ เพื่อนำมาจัด Category ของ Text ที่ต้องการ
GPT_EXTRACT เป็น Function prompt ที่ใช้ดึงข้อมูลที่เป็น Pattern ออกมาจาก Text ที่มีความยาวมาก ๆ
GPT_SUMMARIZE เป็น Function prompt ที่ใช้สรุปใจความสำคัญจากคอนเทนต์ หรือ Text ที่มีความยาวเป็นหลาย Paragraph
GPT_TRANSLATE เป็น Function prompt ที่ใช้แปลภาษาของข้อความจากภาษาหนึ่งไปเป็นอีกภาษาหนึ่ง
GPT_CREATE_PROMPT เป็น Function prompt ที่ทำงานเหมือนสูตร CONCATENATE ที่เป็นการรวม Text หรือ รวม Cell เป็นประโยค โดยจะมีการแบ่งวรรคให้ หรือ ขึ้นบรรทัดใหม่ให้อัตโนมัติ
จากข้อมูลรายละเอียดด้านบนที่เล่าถึงแต่ละ Function การทำงานว่าแต่ละส่วนทำงานอย่างไรบ้างนั้น ถัดมาจะเป็นส่วนของ Google Sheet Assistant ซึ่งเราได้ลองเอามาใช้ในการทำงานกับงานของเรากันเองจริง ๆ มาดูกันว่าจะเป็นอย่างไร
วิธีการนำเอา Google Sheets assistant มาปรับใช้ในการทำงาน
สำหรับ Google Sheets assistant มาปรับใช้ในการทำงานซึ่งตัวนี้จะมีสองส่วนหลักๆ คือ Generate formula และ Explain formula
1. Generate formula
General formula เป็น Feature ที่ช่วยในการสร้าง Formula ที่เราต้องการเขียนใน Google Sheets โดยจะต้องบรรยายสอบถามเป็นภาษาอังกฤษ หลังจากนั้นสามารถกดปุ่ม Generate Formula เพื่อสร้าง Formula ออกมาก
ซึ่งเราได้เอามาปรับใช้กับ Sheet สำหรับการสร้าง UTM Link เป็นตัวอย่างการใช้งานในการสร้าง Formula สำหรับการ Tracking UTM โดยจะมีการแบ่ง Column ต่าง ๆ ออกเป็นดังนี้
Column B : URL Landing Page
Column C : utm_source
Column D : utm_medium
Column E : utm_campaign ที่ต้องมีการกรอกข้อมูลต่าง ๆ ใน 4 Column คือ F, G, H และ I
Column J : utm_content ที่ต้องมีการกรอกข้อมูลต่าง ๆ ใน 2 Column คือ K และ L
โดยมีเงื่อนไขอื่น ๆ เพิ่มเติมคือ
จะแสดงข้อความ “Please Input Correct URL” เมื่อมีการใส่ลิงก์ URL ที่ผิด เช่น ไม่ได้ใส่ “https://”
จะแสดงข้อความ “Please Remove Space” เมื่อลิงก์ URL มี Space ช่องว่าง
จะแสดงข้อความ “Please Input Source” เมื่อไม่ได้ใส่ช่อง utm_source ใน Column C
จะแสดงข้อความ “Please Input Medium” เมื่อไม่ได้ใส่ช่อง utm_medium ใน Column D
ขั้นตามมีเพียงแค่ 3 วิธี ดังนี้
- นำคำบรรยายหรือเงื่อนไขที่ต้องการให้ GPT ช่วยในการสร้าง Formula (แนะนำให้บรรยายโดยละเอียด หรือ มีตัวอย่าง)
- นำคำบรรยายที่เขียนไว้มาใส่ในช่อง Describe your goal และกดปุ่ม Generate formula เพื่อสร้างสูตรที่ต้องการ
- นำสูตรที่ GPT สร้างขึ้นมาไปใส่ใน Cell ที่ต้องการโดยสามารถ Insert in active cell หรือ กด Copy ไปใส่ในช่อง Cell ที่ต้องการได้
ง่าย ๆ เพียง 3 ขั้นตอน เราก็จะได้สูตรการใช้งานมาจากการที่ให้ ChatGPT ช่วยสร้างให้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น เราต้องเขียนในขั้นตอนแรกให้ ChatGPT เข้าใจว่าเราต้องการอะไรจริง ๆ
2. Explain formula
Explain formula เป็น Feature ที่ใช้สำหรับการช่วยอธิบาย Formula ที่เราต้องการคำอธิบาย หรือ เราอ่าน Formula แล้วไม่เข้า ซึ่งสามารถนำเมาส์ไปวางไว้ตรง Cell ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Get from active cell หรือ อาจจะใช้การ Copy สูตร Formula นั้นมาใส่ในช่องว่าง แล้วกดปุ่ม Explain Formula โดยระบบ GPT จะประมวลผลและอธิบายออกมาเป็นคำบรรยายภาษาอังกฤษ
ตัวอย่างการใช้งานก็ง่าย ๆ เลย คือ
จากรูปด้านบน เป็นตัวอย่างการใช้งานในการอธิบาย Formula สำหรับการ Tracking UTM โดยจะมีการแบ่ง Column ต่าง ๆ ออกเป็นดังนี้
Column C : utm_source
Column D : utm_medium
Column E : utm_campaign ที่ต้องมีการกรอกข้อมูลต่าง ๆ ใน 4 Column คือ F, G, H และ I
Column J : utm_content ที่ต้องมีการกรอกข้อมูลต่าง ๆ ใน 2 Column คือ K และ L
โดยมีเงื่อนไขอื่น ๆ เพิ่มเติมคือ
จะไม่สร้าง UTM เมื่อไม่ได้กรอกในช่อง A หรือ B
จะไม่สร้าง UTM เมื่อ utm_campaign ข้อมูลไม่ครบ
กรณี URL มีสัญลักษณ์ #… จะทำการตัดตั้งแต่ส่วนนี้ไปวางไว้หลัง UTM ที่มีการสร้างจากการรวมสูตร Formula
ขั้นตอนการใช้งานง่ายๆ มี 3 วิธี ดังนี้
- นำสูตรที่ต้องการคำอธิบายมาใส่ในช่อง
- หลังจากวางสูตร Formula ในช่องว่าง ให้กดปุ่ม Explain formula
- ผลลัพธ์ที่ได้มานั้นจะเป็นคำอธิบายภาษาอังกฤษ ที่สามารถอธิบายออกมาได้ตรงตามที่เราสามารถอ่านแล้วเข้าใจได้เป็นอย่างดี
นี้เป็นเพียงรายละเอียดฟังก์ชั่นของเครื่องมือ ChatGPT ที่ทำงานร่วมกันกับ Google Sheet รวมถึงการนำเสนอตัวอย่างที่ทีมได้ลองใช้งานเล็ก ๆ น้อย ๆ บอกได้ว่าตัว ChatGPT ยังคงมีข้อมูลให้เราเรียนรู้กันอีกมากมายเลยทีเดียว
มาต่อกันด้วยกับการใช้งาน ChatGPT สำหรับ Google Doc กันบ้าง
วิธีการใช้งาน CHATGPT สำหรับ Google Doc
แน่นอนว่าขั้นตอนแรกเราต้องทำงาน install ตัว Extensions ชื่อ GPT for Sheets™ and Docs™ กันก่อน ซึ่งวิธีการจะเหมือนกับตัว Google Sheet เลย ซึ่งการติดตั้ง Extensions นี้ไม่ว่าจะเป็น Google Sheets หรือ Google Docs ในครั้งแรกนั้น สามารถเปิดใช้งานได้ทั้งสองส่วนเลย ย้อนขึ้นไปอ่านได้ที่ วิธีการติดตั้ง CHATGPT EXTENSION
สำหรับใครที่ติดตั้งเรียบร้อยแล้วก็เปิดการใช้งานได้ตามนี้เลย ให้เราคลิกเมนู Extensions > GPT for Sheets and Docs > Launch เราก็จะเจอหน้าตาแบบนี้เลย
มาดูรายละเอียดการใช้งานของ Google Docs กันว่าในส่วนของ Extension นี้จะมีอะไรกันบ้าง
ฟังก์ชัน Home สำหรับการใช้งาน GPT for Docs
ในส่วนของ Home จะมีส่วนในการใช้งานอยู่ด้วยกัน 4 ส่วน ได้แก่
- Select action ประกอบด้วย 5 ส่วนคือ
- Custom prompt : เป็นคำสั่งที่เราสามารถระบุให้ GPT ช่วยในการทำงาน
- Change the tone to : เป็นคำสั่งในการใช้เปลี่ยน โทน หรือ น้ำเสียงของประโยค
- Fix grammar and spelling : เป็นคำสั่งในการช่วยเรื่องของ แกรมม่า และ การสะกดคำให้ถูกต้อง
- Summarize : เป็นคำสั่งในการสรุปใจความสำคัญของ Paragraph หรือ ข้อความยาว ๆ ได้
- Translate to : เป็นคำสั่งที่ใช้ในการแปลภาษา
- Insert settings : สำหรับการตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น การเพิ่ม Highlights หรือ การเพิ่ม Prompt ลงไปในเอกสารด้วยเช่นกัน
- Model settings : สำหรับการตั้งค่า Model ที่จะใช้งาน สามารถตั้งค่าพวกพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมายที่เราใช้งาน หรือ ตั้งค่าพวก Token ไม่ให้เกิดที่กำหนด
- Prompt history : สำหรับดู Prompt ในอดีตที่เรามีการใช้
ฟังก์ชัน Action สำหรับการใช้งาน GPT for Docs
สำหรับ Action จะแบ่งออกเป็น 5 รูปแบบ คือ
- Custom prompt
- Change the tone to
- Fix grammar and spelling
- Summarize
- Translate to
มาดูรายละเอียดของแต่ละ Action และตัวอย่างที่นำไปปรับใช้งานกัน
- Custom prompt เป็นคำสั่งให้ GPT เขียนในสิ่งที่เราต้องการ ตัวอย่าง เช่น เราต้องการบทความเรื่อง 10 โรคหน้าหนาวที่คุณแม่ต้องเฝ้าระวังสำหรับลูกน้อย เมื่อกด Submit ทาง GPT จะเขียนออกมาให้เป็นดัง Paragrah และมีเนื้อหาเป็นไปตามที่เราต้องการ ตามรปูปด้านล่าง
- Change the tone to ใช้ในการช่วยปรับโทนของข้อความ ในตัวอย่างจะเป็นการเปลี่ยนโทนจาก Formal เป็น Informal ซึ่งจะรองรับแค่บางภาษา ซึ่งตอนนี้ยังไม่รองรับภาษาไทย
- Fix grammar and spelling ใช้ในการช่วยแก้แกรมม่า หรือ คำสะกดผิด ให้เป็นคำที่ถูกต้อง โดยจะไม่สามารถเลือกภาษาได้ จะช่วยแก้ได้เฉพาะภาษาที่ทาง GPT รองรับ (โดยตอนนี้ภาษาไทยยังทำไม่ได้)
- Summarize ใช้ในการสรุปใจความสำคัญจากบทความหรือ Paragrah ที่มีความยาว ให้สรุปออกมาแบบรวบรัด หรือ สามารถสั่งให้มีการสรุปเป็นในรูปแบบ Bullet point ได้เช่นกัน
- Translate to ใช้ในการแปลภาษาจากภาษาหนึ่งไปเป็นอีกภาษาหนึ่ง โดยเราสามารถพิมพ์ภาษาที่ต้องการลงไป เช่นในตัวอย่าง English คือการแปลภาษาจากภาษาไทย ไปเป็น ภาษาอังกฤษ ซึ่งผลลัพธ์จะออกมาในรูปแบบด้านขวา
สำหรับการใช้งาน ChatGPT สำหรับ Google Doc หลักๆ ก็จะมีฟังก์ชันการทำงานประมาณ 5 รูปแบบ ตามที่อธิบายไปแล้วด้านบน ซึ่งในมุมของนักการตลาดที่ต้องทำคอนเทนต์หรือบทความต่าง ๆ เครื่องมือตัวนี้ถือว่าช่วยสร้างไอเดียต่าง ๆ ให้ได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละความถนัดของแต่ละคนด้วยนะ
บทสรุปส่งท้าย
เครื่องมือ ChatGPT for Google Sheet and Google Doc เป็นตัวช่วยการทำงานที่ช่วยให้เราทำงานได้อย่างสนุกมากขึ้น เพราะเหมือนมีผู้ช่วยอยู่ใกล้ ๆ ตัวไว้คอยปรึกษาแบบเร็วๆ
ในมุมของเราคิดว่า ChatGPT for Google Sheet นั้น เหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบที่ต้องสร้างเครื่องมือไว้ให้เพื่อนร่วมทีมที่อยากได้เครื่องมือง่าย ๆ ใช้งาน ตัวอย่างเช่น เครื่องมือการสร้าง UTM & Shorten Link (bitly api) ด้วยเงื่อนไขและความต้องการต่าง ๆ รวมถึงข้อจำกัดบางอย่าง และ ChatGPT for Google Doc นั้น เหมาะสำหรับนักการตลาดคอนเทนต์สายเทคฯ ที่อยากมีตัวช่วยเบา ๆ ให้พออุ่นใจ ที่สามารถช่วยเราตอบโจทย์บางอย่างได้ เช่น การช่วยคิดหัวข้อในการเขียนคอนเทนต์ , การสรุปคอนเทนต์ออกมาเป็นหัวข้อง่าย ๆ หรือ ช่วยแก้คำที่สะกดผิดได้ แต่ส่วนนี้อาจจะยังไม่รองรับภาษาไทยนะ
หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้เพื่อนๆ นักพัฒนาระบบและนักการตลาดสายเทคฯ ได้ไม่มากก็น้อย และฝากกดติดตามเพจ Facebook TWF Agency กันไว้ได้เลย จะได้ไม่พลาดกับบทความการตลาดสายเทคฯ ใหม่ ๆ กันอีกครับ
ขอบคุณที่อ่านกันมาถึงตรงนี้นะครับ 🙂
